Software de automação jurídica: conheça 11 benefícios para seu escritório!

A evolução da inteligência artificial proporcionou uma série de vantagens para o dia a dia dos profissionais do Direito. Nesse cenário, investir em um software de automação jurídica de qualidade se tornou um meio indispensável para otimizar as tarefas e tornar os serviços mais eficientes para advogados autônomos, nos escritórios de advocacia e em departamentos jurídicos de empresas.

Além de aumentar e promover a vantagem competitiva de seus usuários, esses mecanismos automatizados oferecem o suporte necessário para os profissionais que desejam se destacar no mercado e fazer uma gestão mais eficiente do seu próprio negócio.

Pensando nisso, apresentaremos os principais benefícios oferecidos por um software de automação jurídica para a rotina dos advogados. Confira!

1. Gestão completa dos processos

Um aplicativo jurídico permite o pré-cadastramento do processo pelo meio eletrônico. Para isso, o advogado deve preencher seus dados profissionais, como o número da OAB, para que as informações da capa sejam cadastradas em todo o sistema.

Trata-se, assim, de uma espécie de arquivo físico, só que automatizado e que traz praticidade e comodidade, pois permite que os processos sejam acessados e consultados pelos advogados de qualquer lugar. Basta o cadastro prévio e o acesso à internet.

2. Captura de andamentos processuais

Intimamente ligada à vantagem anterior, por meio do sistema eletrônico, torna-se possível acompanhar publicações e andamentos processuais, como sentenças, decisões, intimações, juntadas de peças etc. Assim, a cada novidade, o profissional recebe uma notificação.

3. Automação das atividades

O software de gestão jurídica permite que as atividades desempenhadas pelos profissionais sejam automatizadas. Isso significa que tarefas como agendar manualmente consulta com clientes, buscar informações de clientes, parceiros e fornecedores, atualizar o site do tribunal para buscar individualmente andamento dos processos, elaborar planilhas financeiras para controlar o orçamento etc, se tornaram muito mais simples de serem executadas.

4. Aumento da produtividade

Com a automação das atividades, sobra tempo para o profissional se dedicar às atividades que realmente são mais importantes e exigem raciocínio e atenção do profissional. Essa produtividade acontece em vários setores do escritório, e não somente nas tarefas jurídicas, mas também na área administrativa, por exemplo.

Desse modo, se antes do advento da tecnologia, o advogado levava horas para realizar a cópia de um processo ou fazer a sua carga, hoje em dia, isso pode ser obtido pelo sistema eletrônico, graças ao uso de softwares próprios. Assim, o profissional consegue acessar o processo rapidamente e tem o seu tempo otimizado, o que facilita na obtenção de resultados positivos para o escritório.

5. Controle de prazos

Observar os prazos é uma tarefa inerente à rotina de todo profissional que lida com o Direito. A sua não observância pode ser fatal e acarretar à perda de um processo, trazendo prejuízos financeiros para o escritório e para o cliente e colocando em dúvida a reputação do advogado.

Nesse cenário, o acompanhamento dos andamentos processuais, por meio de aplicativos jurídicos, ajuda a manter o advogado atualizado e ciente de tudo o que acontece no processo, o que proporciona mais agilidade e evita a perda de prazos.

Assim, o software cria lembretes referentes ao prazo de cada processo. Desse modo, o advogado consegue se organizar melhor e distribuir as suas atividades levando em conta o calendário de prazos.

6. Segurança de dados

Um software utiliza mecanismos de criptografia que transformam informações em códigos ininteligíveis e desordenados, indecifráveis para terceiros que não tenham a chave para sua decodificação.

Essa medida de segurança evita a invasão e o furto de dados por pessoas não autorizadas, mantendo-os protegidos contra criminosos.

7. Gestão financeira completa

O uso de softwares em escritórios de advocacia ajuda a realizar o gerenciamento do fluxo de caixa e a fazer uma gestão financeira mais eficiente e detalhada do negócio. Com isso, as planilhas manuais, cadernos e agendas podem ser finalmente deixados de lado, uma vez que tudo será feito de forma automatizada.

8. Suporte técnico especializado

A empresa que oferece o software no mercado precisa disponibilizar uma equipe de suporte técnico com experiência para auxiliar os usuários que estejam com dificuldades no uso e manuseamento do sistema.

No mesmo sentido, caso surja algum problema, são esses profissionais que serão convocados para solucionar o caso, em horário comercial ou 24 horas por dia.

9. Melhor integração das informações

O software ajuda a realizar a integração entre os diversos setores de um escritório, como RH, financeiro, marketing e o próprio jurídico. Dessa maneira, todas as áreas trabalham de maneira conjunta, garantindo uma gestão mais harmoniosa e coesa.

Dessa forma, esses mecanismos automatizados permitem a comunicação entre os vários setores por meio de aplicativos de troca de mensagens em tempo real, o que é uma vantagem e tanto na rotina diária dos profissionais. Essa característica otimiza as tarefas, dá agilidade e coloca o escritório à frente dos concorrentes.

10. Análise do desempenho

O software de automação jurídica ajuda a coletar e processar os dados pertencentes aos clientes e os que se referem à gestão interna do escritório. Dessa maneira, é possível emitir relatórios contendo informações e métricas sobre o desempenho do serviço que está sendo oferecido e também identificar a existência de possíveis falhas e como elas podem ser evitadas.

Logo, o relatório permite analisar, por exemplo, quais são os processos que foram finalizados com sucesso, os que ainda estão tramitando na justiça e o valor dos honorários referentes a cada um deles. Dessa maneira, torna-se possível conhecer o faturamento mensal por cliente.

11. Redução de custos

A redução de custos é outra consequência do uso da tecnologia. Desse modo, há economia com funcionários e otimização do tempo deles, custos com transporte necessário para se deslocar até o fórum, xerox etc. Com isso, os recursos podem ser mais bem distribuídos para áreas que carecem de investimento.

Como vimos, um software de automação jurídica traz vários benefícios para os profissionais do Direito que trabalham em escritórios de advocacia. Essa ferramenta proporciona uma gestão mais eficiente do negócio e a otimização da rotina de trabalho. Além disso, eles são fáceis de usar e descomplicam a rotina dos advogados.

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